Quy Trình Phê Duyệt ZBS Template Message API – Những Điều Nhất Định Phải Biết

Mỗi ngày, doanh nghiệp phải xử lý hàng nghìn giao dịch: đơn hàng, thanh toán, xác thực đăng nhập, nhắc nợ… Nhưng nếu khách hàng không nhận kịp thông báo, trải nghiệm sẽ bị gián đoạn và uy tín thương hiệu bị ảnh hưởng. Đây chính là lúc ZBS Template Message API phát huy sức mạnh, giúp doanh nghiệp gửi thông điệp tự động, đúng người – đúng thời điểm – đúng ngữ cảnh, ngay trên ứng dụng Zalo mà khách hàng đã quen thuộc.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

>>> Xem thêm: API ZBS Template Message Và Chiến Dịch Gửi Tin Trên Zalo: Phân Biệt Để Chọn Phương Án Phù Hợp

1. Điều kiện cần trước khi xây dựng ZBS Template Message API

Tài khoản và phân quyền bắt buộc

– Zalo Business Solutions/Zalo Cloud Account (ZBS/ZCA): Doanh nghiệp cần tài khoản quản trị trong hệ sinh thái Zalo Business Solutions để quản trị dịch vụ, nhận thông báo phê duyệt và theo dõi trạng thái mẫu. Tùy giao diện cập nhật của Zalo, một số khu vực vẫn có thể hiển thị tên ZCA hoặc Zalo Cloud.

– Zalo Official Account (OA): OA là thương hiệu hiển thị khi gửi ZBS Template Message (trước đây là ZNS). OA cần được liên kết với tài khoản quản trị/dịch vụ phù hợp để sử dụng các tính năng gửi tin theo mẫu; người thực hiện liên kết cần có quyền Quản trị viên OA.

– App/Ứng dụng (AppID): AppID là đại diện kỹ thuật thay mặt OA gọi ZBS Template Message API. App cần được cấp quyền và liên kết đúng với OA/tài khoản quản trị; người liên kết phải có quyền Quản trị viên của ứng dụng. Ai được phép đăng ký/thiết lập mẫu: Quản trị viên OA hoặc Đại lý/Đối tác dịch vụ được Zalo Business Solutions công nhận.

Kích hoạt dịch vụ và tuân thủ chính sách

– Bắt buộc tạo và gửi duyệt Template trước khi gọi API: Đây là điều kiện tiên quyết để được gửi ZBS Template Message theo mẫu.

– Duy trì chất lượng gửi: Quyền lợi gửi và phạm vi loại nội dung có thể mở rộng khi OA duy trì chất lượng gửi tốt, tỷ lệ phản hồi tiêu cực thấp và tuân thủ chính sách Zalo Business Solutions. Zalo có cơ chế đánh giá chất lượng và điều chỉnh quyền lợi dựa trên phản hồi người nhận.

Phạm vi nội dung và mục đích hợp lệ

Tính chất giao dịch/CSKH: Mẫu phải liên quan đến một giao dịch đã phát sinh, một luồng chăm sóc khách hàng hợp lệ hoặc thông tin dịch vụ dành cho khách hàng hiện hữu, giúp người nhận hiểu vì sao họ nhận được thông báo. Nội dung quảng cáo/khuyến mãi đại trà không phù hợp với ZBS Template Message theo mẫu.

Yêu cầu với OTP: Thông báo OTP cần nêu rõ tên website/ứng dụng áp dụng mã xác thực.

Tham số định danh bắt buộc: Mẫu phải có ít nhất 1 tham số đặc trưng để định danh (ví dụ: tên/mã khách hàng, mã đơn, số tiền, ngày giao dịch…).

Yêu cầu về cấu trúc template và tham số 

Một ngôn ngữ thống nhất: Không trộn ngôn ngữ; tiếng Việt cần có dấu, không lỗi chính tả, không dùng icon/ký tự đặc biệt.

Chuẩn tham số: Đặt trong dấu “<…>”, không dấu, không dùng dấu cách/gạch nối; các từ ngăn cách bằng gạch dưới. Tránh xưng hô “anh/chị” nếu không có dữ liệu giới tính; ưu tiên biến giới tính hoặc từ trung tính như “bạn”, “quý khách”, “khách hàng”. Nội dung phải có tiền tố giải thích cho từng tham số để tránh hiểu lầm.

Tính nhất quán hiển thị: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm kết quả hiển thị đúng cấu trúc đã được duyệt trên thiết bị người dùng cuối. Nếu thay đổi cấu trúc, phải đăng ký duyệt lại.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Nâng Cấp Zalo OA Chi Tiết Mới Nhất

Logo và tuỳ chọn mô-đun hình ảnh

– Logo: Cần phiên bản light/dark nhất quán, chất lượng tốt, thể hiện rõ thương hiệu (tên OA/doanh nghiệp). Khi đã được duyệt, không thể chỉnh sửa; nếu cần đổi hình (ví dụ thêm ảnh), phải tạo mẫu mới.

– Mô-đun hình ảnh: Zalo Business Solutions hiện có các quy định riêng về cấu trúc ZBS Template Message và một số thành phần hiển thị như bảng dữ liệu, CTA hoặc hình ảnh tùy loại mẫu. Doanh nghiệp nên kiểm tra tài liệu/chính sách mới nhất trước khi đăng ký mẫu có hình ảnh hoặc thay đổi cấu trúc hiển thị.

Nút thao tác (CTA) và quy định liên kết

Không chèn link/số điện thoại trong nội dung: Tất cả đường link & số điện thoại phải đặt trong CTA (nút chính/phụ). Một mẫu có thể có tối đa 2 CTA.

Không dùng link rút gọn: Không sử dụng bitly, onelink… hoặc các link không khả dụng/không công khai rõ ràng. 

Param trong CTA: Hỗ trợ tham số hoá URL/số liên hệ theo từng người dùng; dữ liệu truyền vào phải UTF-8. Sai định dạng sẽ lỗi -132 Parameter invalid.

Quy trình phê duyệt và thời gian

Thời gian xử lý: Thông thường khoảng 1–3 ngày làm việc cho việc duyệt đăng ký/thay đổi cấu trúc template, tùy loại mẫu và khối lượng xét duyệt tại từng thời điểm. Kết quả được thông báo trong khu vực quản trị OA/ZBS và trang thông báo của tài khoản quản trị.

Không sửa được sau khi duyệt: Nếu muốn thay đổi cấu trúc (kể cả thêm hình ảnh), cần tạo mẫu mới và gửi duyệt lại.

Tuân thủ pháp luật và chuẩn mực

Nội dung không vi phạm pháp luật Việt Nam, không gây hiểu lầm, không dùng ngôn từ mê tín/lừa gạt, văn phong chuyên nghiệp, rõ ràng, trình bày đúng tag/mục đích gửi. 

2. Các loại mẫu ZBS Template Message phổ biến

Zalo hiện hỗ trợ nhiều loại mẫu ZBS Template Message phục vụ cho các mục đích khác nhau. Việc chọn đúng loại mẫu không chỉ giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin rõ ràng mà còn tăng khả năng được phê duyệt nhanh chóng.

Mẫu văn bản

Đặc điểm: Đây là loại mẫu cơ bản nhất, chỉ bao gồm nội dung chữ. Doanh nghiệp có thể chèn tham số động (param) để cá nhân hoá thông tin cho từng khách hàng.

Ứng dụng thực tế: Thông báo đơn hàng đã được xác nhận, thông tin giao dịch ngân hàng, nhắc nhở lịch hẹn dịch vụ.

Ưu điểm: Dễ tạo, nhanh được duyệt, tối ưu cho nội dung ngắn gọn, rõ ràng.

Lưu ý: Nội dung phải có ít nhất một tham số định danh (ví dụ: tên khách hàng, mã đơn hàng, ngày giao dịch…) để tăng tính xác thực.

Mẫu bảng 

Mẫu tin ZBS dạng bảng cho phép trình bày dữ liệu dưới dạng bảng, giúp sắp xếp thông tin có cấu trúc.

Ứng dụng thực tế: Trình bày hóa đơn thanh toán chi tiết, sao kê tài khoản định kỳ, bảng thông tin sản phẩm/dịch vụ.

Ưu điểm: Trình bày trực quan, dễ đọc. Phù hợp cho các giao dịch có nhiều trường dữ liệu.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải đảm bảo bảng hiển thị đúng như bản đã duyệt, không thay đổi cấu trúc sau này. Nếu thay đổi → phải tạo mẫu mới.

Mẫu OTP 

Đặc điểm: Mẫu chuyên biệt để gửi mã xác thực một lần (OTP) khi khách hàng đăng nhập, thanh toán, hoặc thực hiện thao tác quan trọng.

Ứng dụng thực tế: Xác minh giao dịch tài chính. Bảo mật tài khoản khi đăng nhập. Xác nhận thanh toán trực tuyến.

Ưu điểm: Hỗ trợ gửi OTP ngay cả ngoài khung giờ 22h–6h sáng, giúp đảm bảo an toàn cho các giao dịch khẩn. Được Zalo ưu tiên duyệt nhanh do tính chất bảo mật.

Lưu ý: Nội dung OTP phải nêu rõ tên website/ứng dụng phát hành mã, để người dùng biết nguồn gốc và tránh nhầm lẫn.

>>> Xem thêm: Tư Vấn Zalo OA Nâng Cấp – Khi Nào Nên Chuyển Sang Gói Trả Phí?

Mẫu đánh giá dịch vụ 

Đặc điểm: Mẫu này cho phép doanh nghiệp thu thập phản hồi trực tiếp từ khách hàng thông qua nút hành động (CTA).

Ứng dụng thực tế: Khảo sát chất lượng dịch vụ sau khi mua hàng. Đo lường mức độ hài lòng (CSAT/NPS). Thu thập ý kiến về sản phẩm mới.

Ưu điểm: Tăng tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng. Hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ nhờ dữ liệu phản hồi.

Lưu ý: Các đường dẫn khảo sát phải là link hợp lệ, công khai rõ ràng, không dùng link rút gọn (bitly, tinyurl…). Tránh đặt số điện thoại trực tiếp trong nội dung; chỉ nên dùng trong CTA button.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

3. Quy trình tạo và gửi duyệt ZBS Template Message API

Để sử dụng ZBS Template Message API, doanh nghiệp bắt buộc phải trải qua quy trình tạo mẫu – gửi duyệt – nhận kết quả. Zalo áp dụng quy trình này nhằm đảm bảo tất cả thông báo gửi tới khách hàng đều hợp pháp, chính xác và đúng mục đích chăm sóc khách hàng.

Bước 1: Truy cập hệ thống quản trị Zalo Business Solutions

Đăng nhập vào hệ thống quản trị Zalo Business Solutions/ZCA – nơi quản lý dịch vụ ZBS Template Message. Tại dashboard, chọn khu vực quản lý Template Message/API để bắt đầu quá trình tạo mẫu. Đảm bảo Official Account (OA) và AppID đã được liên kết trước đó; nếu chưa, hệ thống sẽ yêu cầu liên kết để tiếp tục.

Bước 2: Chọn loại mẫu phù hợp

Doanh nghiệp sẽ lựa chọn loại template dựa trên mục đích gửi tin:

Văn bản (Text Template): Thông báo ngắn gọn.

Bảng (Table Template): Hóa đơn/sao kê.

OTP Template: Xác thực đăng nhập/giao dịch.

Survey Template: Khảo sát ý kiến.

Việc chọn sai loại mẫu có thể dẫn đến việc từ chối phê duyệt, do đó cần xác định rõ kịch bản sử dụng ngay từ đầu.

Bước 3: Thiết kế nội dung mẫu & thêm tham số động

Soạn nội dung thông báo theo đúng quy chuẩn của Zalo: Một ngôn ngữ thống nhất (không pha trộn Việt – Anh). Không icon, không ký tự đặc biệt, không viết tắt gây hiểu lầm. Ít nhất 1 tham số động để cá nhân hoá (ví dụ: <ten_khach_hang>, <ma_don_hang>).

Các tham số động phải đặt trong dấu “<…>”, không dấu, viết bằng ký tự thường, ngăn cách bằng gạch dưới. Có ngữ cảnh rõ ràng đi kèm để khách hàng hiểu tham số đó là gì. Trước khi gửi duyệt, doanh nghiệp nên kiểm tra hiển thị trên thiết bị thật để đảm bảo kết quả không sai lệch.

Bước 4: Tích hợp CTA (Call to Action)

Zalo chỉ cho phép đặt link hoặc số điện thoại trong nút CTA, không được chèn trực tiếp trong nội dung tin nhắn. Một template có thể chứa tối đa 02 CTA button (nút chính + phụ), tùy chính sách và loại mẫu tại thời điểm đăng ký.

Quy tắc quan trọng: Không dùng link rút gọn (bitly, tinyurl…). Đường link phải hợp lệ, công khai và dẫn đúng nội dung. Số điện thoại CTA phải ở định dạng chuẩn quốc tế hoặc trong nước. Nếu cấu hình sai định dạng URL/phone, hệ thống sẽ báo lỗi -132 Parameter invalid khi gọi API.

Bước 5: Gửi phê duyệt và chờ xét duyệt

Sau khi hoàn tất thiết kế, doanh nghiệp nhấn “Gửi duyệt”, hệ thống Zalo Business Solutions sẽ tiến hành kiểm duyệt mẫu theo các tiêu chí: nội dung có phù hợp với mục đích CSKH/giao dịch không, có vi phạm chính sách quảng cáo, spam hoặc pháp luật Việt Nam không, tham số động, CTA, logo và cấu trúc hiển thị có đúng định dạng không.

Thời gian xử lý thường trong khoảng 1–3 ngày làm việc. Kết quả phê duyệt sẽ được gửi về khu vực thông báo của OA/ZBS hoặc trang thông báo trong tài khoản quản trị.

>>> Xem thêm: Gói Nâng Cấp Zalo – Mở Rộng Giới Hạn, Nhân Đôi Hiệu Quả

Lưu ý quan trọng trong quá trình gửi duyệt

Một khi template đã được phê duyệt, không thể chỉnh sửa nội dung hoặc cấu trúc. Nếu muốn thay đổi → cần tạo mẫu mới và gửi duyệt lại. Nếu mẫu bị từ chối, hệ thống sẽ gửi lý do chi tiết. Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa và gửi lại ngay trên ZCA.

Để rút ngắn thời gian phê duyệt, nên sử dụng nội dung rõ ràng, minh bạch, không mập mờ, đặt CTA hợp lệ, không spam, không link ẩn, kiểm tra param hiển thị hợp lý trước khi nộp duyệt.

4. Trạng thái phê duyệt và cách xử lý

Sau khi doanh nghiệp tạo và gửi duyệt ZBS Template Message, hệ thống Zalo Business Solutions sẽ tiến hành kiểm tra và trả về trạng thái. Việc nắm rõ các trạng thái giúp bạn chủ động theo dõi tiến độ, xử lý nhanh nếu bị từ chối, và đảm bảo không gián đoạn trong chăm sóc khách hàng.

Các trạng thái phê duyệt của ZBS Template Message

Đang chờ duyệt

Đây là trạng thái mặc định ngay sau khi bạn gửi template. Đây sẽ là những mẫu đang được bộ phận kiểm duyệt của Zalo xem xét về nội dung, tham số, CTA, logo và cấu trúc hiển thị.
Thời gian duyệt: thường trong khoảng 1–3 ngày làm việc. Trong thời gian này, mẫu chưa thể sử dụng để gửi ZBS Template Message.

Được phê duyệt và kích hoạt

Nghĩa là template của bạn đã được Zalo chấp thuận và có thể sử dụng trong API. Trạng thái này đồng nghĩa doanh nghiệp có thể tạo lệnh API gửi tin theo mẫu cho khách hàng. Lúc này, bạn cần tích hợp ngay vào hệ thống CSKH hoặc CRM để triển khai thực tế.

Từ chối phê duyệt

Khi mẫu bị từ chối, hệ thống sẽ gửi kèm lý do chi tiết qua khu vực thông báo của OA/ZBS hoặc trang thông báo trong tài khoản quản trị.

Một số lý do phổ biến khiến bị từ chối:

– Nội dung không liên quan đến giao dịch/CSKH, mang tính quảng cáo.

– Sử dụng ngôn ngữ sai chuẩn (icon, ký tự đặc biệt, lỗi chính tả).

– Không có tham số định danh, hoặc tham số đặt sai định dạng.

– Chèn trực tiếp link/số điện thoại trong nội dung thay vì CTA.

– Sử dụng link rút gọn (bitly, tinyurl…).

– Logo không đạt chuẩn hoặc sai lệch với thương hiệu.

Cách xử lý khi template bị từ chối

Xem lại lý do từ chối: Mỗi lần từ chối sẽ đi kèm thông báo chi tiết → giúp doanh nghiệp chỉnh sửa chính xác.

Sửa nội dung và gửi lại: Điều chỉnh theo đúng hướng dẫn (ví dụ: thêm tham số <ma_don_hang>, đổi link trong CTA). Sau khi sửa xong, nhấn “Gửi duyệt lại” trực tiếp trên hệ thống quản trị. Tạo mới nếu thay đổi cấu trúc: Nếu bạn muốn chỉnh sửa sâu hơn về bố cục hoặc thêm/bớt tham số, cần tạo template mới thay vì sửa mẫu cũ. Hãy tránh lặp lại lỗi tương tự để rút ngắn thời gian duyệt về sau.

Một số lưu ý quan trọng

Trong giai đoạn đang chờ duyệt, doanh nghiệp không nên thử gửi API vì rất dễ bị lỗi. Sau khi template ở trạng thái được phê duyệt, bạn có thể tích hợp và gọi API bất kỳ lúc nào.

Nếu bị từ chối liên tiếp nhiều lần, hệ thống sẽ đánh giá tài khoản của bạn. Họ có thể cho rằng bạn chưa tuân thủ đúng chính sách. Điều này dẫn đến việc kiểm duyệt nghiêm ngặt hơn ở những mẫu sau. Vì vậy, bạn nên duy trì lịch sử gửi tin lành mạnh. Hãy đảm bảo tỷ lệ spam luôn ở mức thấp. Nội dung tin nhắn cần rõ ràng và minh bạch. Thói quen này giúp các template sau được phê duyệt thuận lợi hơn.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Việc triển khai ZBS Template Message API đòi hỏi năng lực kỹ thuật rất lớn. Đồng thời, bạn cần tuân thủ chặt chẽ chính sách của Zalo Business Solutions. Một template rõ ràng và minh bạch sẽ được duyệt thuận lợi hơn. Nội dung tin nhắn cần phù hợp với mục đích chăm sóc khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian vận hành. Bạn cũng sẽ hạn chế được các rủi ro không đáng có.

Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

Website: vihatsolutions.com

Hotline: 0901 888 484

Email: cs@vihatgroup.com 

VP trụ sở ViHATSolutions: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình, Tp. Hồ Chí Minh. 

VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng). 

VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh. 

Thông tin báo chí vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT
Trịnh Trần Thanh Phương (Ms.)
Mobile: 0392 179 029
Email: phuongttt@vihatgroup.com