Quy định mới của Zalo về gửi tin nhắn: Doanh nghiệp cần biết những gì?

Trong thời đại cạnh tranh số ngày càng khốc liệt, việc gửi tin nhắn qua Zalo là một phần không thể thiếu trong chiến lược chăm sóc khách hàng và marketing. Tuy nhiên, quy định mới của Zalo về gửi tin nhắn đã được cập nhật để đảm bảo trải nghiệm người dùng và chất lượng hệ thống. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn gửi tin như trước kia mà không nắm rõ các quy định, rất có thể bị từ chối hoặc mất quyền gửi tin. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ những điều Zalo yêu cầu, những thay đổi mới nhất và cách áp dụng đúng để không vi phạm.

Tại sao Zalo phải đặt ra quy định mới về gửi tin nhắn?

Trước hết, để hiểu quy định mới của Zalo về gửi tin nhắn, chúng ta cần nắm rõ lý do tại sao Zalo lại siết chặt chính sách:

• Người dùng Zalo ngày càng nhạy cảm với tin nhắn rác, quảng cáo không mong muốn. Zalo cần bảo vệ trải nghiệm người dùng.
• Với lượng OA (Official Account) và doanh nghiệp đăng ký ngày càng đông, nếu không quản lý cẩn thận, hệ thống gửi tin có thể bị lạm dụng, ảnh hưởng hiệu năng và độ tin cậy.
• Zalo muốn đảm bảo các tin nhắn đến người dùng đều có giá trị chăm sóc khách hàng thực sự, không mang tính spam hay quảng cáo lộ liễu.
• Quản lý chất lượng, đánh giá phản hồi người nhận để cấp quyền gửi tin linh hoạt hơn.

>> Xem thêm:

Những điểm nổi bật trong các quy định mới của Zalo về gửi tin nhắn

Dưới đây là tổng hợp các điều chỉnh chính mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi gửi Zalo OA hoặc gửi tin ZNS:

Phân loại tin nhắn & điều kiện gửi

Zalo chia tin nhắn từ OA ra làm ba nhóm cơ bản: Tin Tư vấn, Tin Giao dịch, Tin Truyền thông.

• Tin Tư vấn: dùng để phản hồi khách hàng khi họ chủ động gửi tin hoặc tương tác. Trong 48 giờ đầu, mỗi người dùng được nhận 8 tin tư vấn miễn phí, sau đó tính phí nếu gửi thêm.
• Tin Giao dịch: dành cho các thông báo liên quan đến đơn hàng, xác nhận, cập nhật trạng thái, tiền tệ, hóa đơn,… Zalo cho phép OA gửi tin giao dịch đến người dùng ngay cả khi người đó chưa tương tác gần đây (nếu có quy định hợp lệ).
• Tin Truyền thông: tin quảng cáo, khuyến mãi, cập nhật sản phẩm. Người dùng chỉ nhận được nếu đã quan tâm OA. Có hạn mức tin truyền thông mỗi tháng.

Một điểm cập nhật mới: kể từ 20/06/2023, Zalo đã áp dụng chính sách mới về hạn mức gửi tin truyền thông, đặc biệt cho các tài khoản thuộc Gói Premium. Một người theo dõi (follower) có thể nhận tối đa 4 tin truyền thông/tháng.

Quyền lợi gửi tin & điều chỉnh theo chất lượng gửi

Zalo không cố định một hạn mức gửi tin cho mọi OA mà áp dụng chính sách điều chỉnh quyền lợi gửi tin dựa trên phản hồi người dùng và chất lượng gửi tin.

• Mỗi OA bắt đầu với hạn mức gửi ZNS cơ bản (ví dụ 500 tin/ngày).
• Nếu OA gửi tin với chất lượng tốt (tỷ lệ phản hồi tiêu cực thấp, tỷ lệ người mở cao), Zalo có thể tăng hạn mức hoặc cho phép gửi loại nội dung cấp độ cao hơn.
• Ngược lại, nếu OA có chất lượng gửi tin kém (nhiều người báo xấu, chặn, tỷ lệ mở thấp), Zalo có thể giảm hạn mức hoặc tạm ngưng quyền gửi tin.
• Sau mỗi thay đổi quyền lợi (tăng hoặc giảm), OA phải đợi 7 ngày để Zalo đánh giá lại trước khi thay đổi tiếp tục. 

Quy định nội dung & hình thức tin nhắn

Để được duyệt gửi tin, nội dung tin nhắn phải tuân thủ các tiêu chuẩn chặt chẽ:

• Nội dung mang tính chăm sóc khách hàng (CSKH), không được mang nội dung quảng cáo hay mục đích marketing rõ rệt.
• Thông báo phải công khai, minh bạch, chính xác (ví dụ: tên khách hàng, mã đơn hàng) để người nhận biết vì sao họ được gửi tin.
• Không được chứa đường link (URL) hoặc số điện thoại trực tiếp trong phần nội dung thay vào đó, dùng nút CTA (Call To Action).
• Nội dung phải đúng chính tả, rõ ràng, sử dụng tiếng Việt có dấu, không lỗi đánh máy.
• Logo OA cần chuẩn về kích thước, hiển thị tốt cả trên chế độ sáng và tối (dark mode và light mode).

Điều kiện gửi tin ZNS cấp cao hơn

Một số loại tin ZNS có “cấp độ” cao (ví dụ tin truyền thông ưu đãi, voucher, khuyến mãi) chỉ được gửi nếu OA đáp ứng điều kiện nhất định:

• OA phải được xác thực và có tài khoản ZCA (Zalo Cloud Account).
• Nội dung mẫu tin ZNS trước khi gửi cần được phê duyệt từ Zalo.
• OA cần có lịch sử gửi tin tốt, chất lượng gửi ở mức “Tốt” trong những ngày gần nhất.
• Hạn mức gửi tin mỗi ngày hoặc hàng tháng được đặt theo cấp quyền mà OA được cấp (ví dụ 25% daily quota cho tin truyền thông).

>> xem thêm: Ai Nên Dùng Zalo ZNS?

Những nguy cơ nếu doanh nghiệp không tuân theo quy định mới

Khi bạn gửi tin mà không tuân “quy định mới của Zalo về gửi tin nhắn”, hậu quả có thể rất nặng:

• Tin nhắn bị từ chối hoặc không đến người dùng.
• OA bị phạt giảm quyền gửi tin, hạn mức bị thu hẹp.
• OA có thể bị tạm khóa quyền gửi ZNS nếu chất lượng gửi quá kém.
• Khách hàng cảm thấy bị làm phiền, mất niềm tin vào thương hiệu.

Cách áp dụng “quy định mới của Zalo về gửi tin nhắn” vào chiến lược doanh nghiệp

Để vừa tận dụng kênh gửi tin Zalo hiệu quả vừa đảm bảo tuân thủ quy định, doanh nghiệp nên áp dụng các bước sau:

Xác định loại tin bạn cần gửi

Trước hết, bạn phải rõ mục đích gửi tin là gì: trả lời khách hàng (Tư vấn), thông báo giao dịch (Giao dịch), hay quảng cáo/khuyến mãi (Truyền thông). Khi rõ loại tin, bạn sẽ biết hạn mức gửi và điều kiện áp dụng.

Soạn nội dung tuân theo tiêu chuẩn

• Viết nội dung mang tính CSKH, không quảng cáo trực tiếp.
• Dùng tên khách hàng, mã đơn hàng để định danh rõ người nhận.
• Không chèn link hay số điện thoại trong nội dung; dùng nút CTA để dẫn hướng hành động.
• Kiểm tra chính tả, ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu.

Giữ chất lượng gửi tin cao

• Tránh gửi quá nhiều tin không cần thiết.
• Theo dõi tỷ lệ báo xấu, chặn, người không mở. Khi thấy chất lượng thấp, giảm tần suất hoặc cải thiện nội dung.
• Liên tục tối ưu nội dung, chọn thời điểm gửi tin phù hợp để tăng tỷ lệ mở.

Theo dõi chỉ số và phản ứng

• Kiểm tra báo cáo gửi tin: số tin thành công, tỷ lệ mở, người phản hồi tiêu cực.
• Nếu OA được tăng quyền gửi tin do chất lượng tốt, bạn có thể mở rộng việc sử dụng tin truyền thông trong giới hạn cho phép.
• Nếu bị giảm quyền lợi gửi tin, cần điều chỉnh nội dung và gửi ít hơn để phục hồi điểm chất lượng.

Luôn cập nhật với chính sách mới

Zalo liên tục cập nhật quy định, bảng giá và tiêu chuẩn phê duyệt. Doanh nghiệp nên theo dõi thông báo chính thức từ Zalo OA hoặc Zalo Cloud để kịp thời điều chỉnh chiến lược gửi tin.

>> xem thêm: So Sánh Zalo ZNS Và SMS – Giải Pháp Nào Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp?

Kết luận

Quy định mới của Zalo về gửi tin nhắn không chỉ là những quy tắc khô khan mà là bản đồ đường để doanh nghiệp sử dụng kênh Zalo thông minh, hiệu quả và bền vững hơn. Khi doanh nghiệp hiểu rõ loại tin, nội dung, hình thức được phép và cách giữ chất lượng gửi tin cao, bạn sẽ không còn lo lắng tin nhắn bị từ chối hay OA mất quyền gửi.

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

Website: vihatsolutions.com

Hotline: 0901 888 484

Email: cs@vihatgroup.com 

VP trụ sở ViHAT Solutions: 140 -142, Đường số 2 – Khu nhà ở Vạn Phúc 1, Phường Hiệp Bình, Tp. Hồ Chí Minh. 

VP chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, tòa nhà An Hưng, số 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội. 

VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.