Thông Báo Gửi Khách Hàng: 10 Mẫu Theo Tình Huống (Nghỉ Lễ, Đổi Giá, Bảo Trì, Giao Hàng…), Kênh Gửi & Quy Trình Cho Doanh Nghiệp 2026

Công ty nghỉ lễ 4 ngày, đổi bảng giá từ tháng sau, bảo trì hệ thống tối nay, chuyển văn phòng, hay đơn giản là đơn hàng sắp giao. Mỗi lần như vậy đều cần một thông báo gửi khách hàng, và cách viết, kênh gửi, thời điểm quyết định khách có đọc, có hiểu và có phản ứng đúng hay không. Bài viết đưa ra cấu trúc chuẩn của một thông báo, 10 mẫu theo tình huống, cách chọn kênh theo mức khẩn và quy trình gửi 5 bước cho doanh nghiệp.

Thông báo gửi khách hàng là gì? Thông báo gửi khách hàng là nội dung doanh nghiệp chủ động gửi tới khách để báo một thay đổi hoặc sự kiện ảnh hưởng đến họ: lịch nghỉ, thay đổi giá và chính sách, bảo trì hệ thống, thay đổi địa chỉ, tình trạng đơn hàng, lịch hẹn, sự kiện, sản phẩm mới. Một thông báo tốt có năm phần: tên doanh nghiệp, nội dung thay đổi, thời gian áp dụng, ảnh hưởng và việc khách cần làm, kênh liên hệ. Gửi đúng kênh theo mức khẩn, SMS hoặc Zalo ZNS cho tin cần đọc ngay, email hoặc bài đăng OA cho tin dài, và gửi trước đủ thời gian để khách kịp chuẩn bị.

Tóm tắt nhanh

Mục lục

1. Cấu trúc 5 phần của một thông báo gửi khách hàng
2. 10 mẫu thông báo theo tình huống
3. Chọn kênh gửi theo mức khẩn
4. Gửi lúc nào cho đúng?
5. Quy trình gửi thông báo: 5 bước
6. 6 lỗi thường gặp
7. Câu hỏi thường gặp
8. Kết luận

1. Cấu trúc 5 phần của một thông báo gửi khách hàng

1. Ai gửi

Tên doanh nghiệp ở đầu. Trên SMS là tên thương hiệu, trên Zalo là OA có xác thực.

2. Thay đổi gì

Một câu nói thẳng nội dung: “Nghỉ lễ từ 30/4 đến 3/5”, “Bảng giá mới áp dụng từ 1/10”.

3. Khi nào

Ngày giờ bắt đầu và kết thúc, múi giờ nếu có khách nước ngoài.

4. Ảnh hưởng và việc khách cần làm

Đơn đặt trong thời gian nghỉ giao khi nào, khách cần lưu dữ liệu trước bảo trì, cần cập nhật địa chỉ mới.

5. Liên hệ

Hotline, Zalo OA hoặc email trực cho trường hợp khẩn.

2. 10 mẫu thông báo theo tình huống

Mẫu 1: Nghỉ lễ

“VIHAT xin thông báo nghỉ lễ từ 30/4 đến hết 3/5. Đơn đặt trong thời gian này sẽ được xử lý từ 4/5. Hỗ trợ khẩn: 0901 888 484. Chúc quý khách kỳ nghỉ vui vẻ!”

Mẫu 2: Thay đổi giá

“VIHAT thông báo áp dụng bảng giá mới từ 1/10/2026 do chi phí đầu vào tăng. Đơn đặt trước 30/9 giữ giá cũ. Xem chi tiết tại [link]. Cảm ơn quý khách đã đồng hành.”

Mẫu 3: Bảo trì hệ thống

“VIHAT bảo trì hệ thống từ 23h00 ngày 25/9 đến 02h00 ngày 26/9. Trong thời gian này quý khách không đăng nhập được. Vui lòng hoàn tất giao dịch trước 22h30. Xin lỗi vì sự bất tiện.”

Mẫu 4: Thay đổi địa chỉ, số điện thoại

“Từ 1/10, VIHAT chuyển văn phòng về 140-142 Đường số 2, Vạn Phúc 1, Hiệp Bình, TP.HCM. Hotline không đổi: 0901 888 484. Rất mong được đón tiếp quý khách tại địa chỉ mới.”

Mẫu 5: Tình trạng đơn hàng

“VIHAT: Đơn #2391 đã rời kho, dự kiến giao 24/9 trong giờ hành chính. Vui lòng giữ máy. Đổi lịch nhận: 0901 888 484.”

Mẫu 6: Nhắc lịch hẹn

“NHA KHOA A nhắc lịch khám 9h00 ngày 25/9 tại cơ sở Quận 1. Vui lòng đến trước 10 phút. Đổi lịch: 0901 888 484.”

Mẫu 7: Sự kiện, hội thảo

“VIHAT mời quý khách dự hội thảo Zalo ZNS 2026 lúc 14h00 ngày 28/9 tại [địa điểm]. Xác nhận tham dự tại [link]. Hân hạnh được đón tiếp.”

Mẫu 8: Sản phẩm, tính năng mới

“VIHAT vừa ra mắt tính năng gửi tin tự động theo lịch. Quý khách bật miễn phí trong mục Cài đặt hoặc xem hướng dẫn tại [link].”

Mẫu 9: Chính sách mới

“Từ 1/11, VIHAT áp dụng chính sách bảo hành 24 tháng cho toàn bộ sản phẩm. Đơn đã mua từ 1/9 được hưởng chính sách này. Chi tiết: [link].”

Mẫu 10: Gián đoạn, sự cố

“VIHAT: Hệ thống đang gặp sự cố từ 9h15, đội kỹ thuật đang khắc phục, dự kiến xong trước 11h00. Chúng tôi sẽ thông báo ngay khi hoạt động lại. Xin lỗi quý khách.”

>>> Xem thêm

SMS CSKH Là Gì? 8 Mẫu Tin Nhắn Chăm Sóc Khách Hàng, Quy Định & Quy Trình Triển Khai Cho Doanh Nghiệp 2026

3. Chọn kênh gửi theo mức khẩn

Tin quan trọng nên đi hai kênh: ZNS hoặc SMS để khách biết ngay, kèm link tới bản đầy đủ.

>>> Xem thêm: Thông Báo Zalo Cho Doanh Nghiệp: ZNS, Broadcast OA Hay Tin Tự Động — Dùng Kênh Nào?

4. Gửi lúc nào cho đúng?

• Nghỉ lễ, thay đổi giá, chính sách: trước 7 đến 14 ngày, nhắc lại trước 1 đến 2 ngày.
• Bảo trì có kế hoạch: trước 24 đến 48 giờ, chọn khung giờ ít người dùng.
• Sự cố: trong 15 đến 30 phút từ khi phát hiện, cập nhật mỗi 1 đến 2 giờ, báo khi khắc phục xong.
• Giao hàng, lịch hẹn: ngay khi có thay đổi trạng thái. Nhắc lịch trước 24 giờ.
• Giờ gửi: 8 đến 20 giờ cho tin thường. Tin sự cố gửi ngay bất kể giờ.

5. Quy trình gửi thông báo: 5 bước

Bước 1: Xác định đối tượng

Ai bị ảnh hưởng: toàn bộ khách, khách có đơn đang xử lý, khách ở chi nhánh chuyển địa chỉ.

Bước 2: Soạn theo cấu trúc 5 phần

Một bản ngắn cho SMS, ZNS và một bản đầy đủ cho email, website.

Bước 3: Chọn kênh và thời điểm

Theo mức khẩn. Tin quan trọng đi hai kênh.

Bước 4: Duyệt nội dung

Kiểm tra ngày giờ, số điện thoại, link. Với SMS và ZNS cần đúng mẫu đã duyệt.

Bước 5: Gửi và theo dõi phản hồi

Xem tỷ lệ đến, câu hỏi khách gửi về, cập nhật FAQ cho tổng đài trả lời nhất quán.

>>> Xem thêm: ZNS Là Gì? Tin Nhắn Zalo Chính Danh Từ A-Z Cho Doanh Nghiệp

6. 6 lỗi thường gặp

• Báo quá muộn, khách không kịp chuẩn bị.
• Thiếu việc khách cần làm, dẫn đến hàng loạt cuộc gọi hỏi lại.
• Viết dài trên SMS, tin bị cắt hoặc tốn nhiều tin.
• Chèn quảng cáo vào thông báo, tin bị coi là quảng cáo và phải tuân thủ quy định khắt khe hơn.
• Gửi từ số cá nhân, khách không tin và không đọc.
• Không cập nhật khi tình hình thay đổi, nhất là sự cố.

7. Câu hỏi thường gặp

Thông báo gửi khách hàng có phải tin quảng cáo không?

Không, nếu nội dung chỉ báo thay đổi liên quan đến khách. Chèn khuyến mãi vào thì thành tin quảng cáo.

Nên gửi SMS hay Zalo?

Zalo ZNS cho khách có Zalo vì chứa được nội dung dài, SMS cho số còn lại và tin khẩn cần đến mọi máy.

Thông báo nghỉ lễ gửi trước bao lâu?

7 đến 14 ngày, nhắc lại trước 1 đến 2 ngày.

Có cần khách đồng ý trước khi gửi thông báo không?

Thông báo chăm sóc gửi cho khách có giao dịch không cần đồng ý nhận quảng cáo. Tin quảng cáo thì cần.

Doanh nghiệp nhỏ gửi thông báo bằng cách nào rẻ nhất?

Bài đăng Zalo OA cho người quan tâm, ZNS cho khách có giao dịch, SMS Brandname cho tin khẩn.

8. Kết luận

Thông báo gửi khách hàng hiệu quả khi có đủ năm phần, đi đúng kênh theo mức khẩn và gửi đủ sớm. Mười mẫu trong bài dùng được ngay sau khi thay tên, ngày giờ và số liên hệ. Doanh nghiệp gửi thường xuyên nên có tên thương hiệu và nền tảng gửi đa kênh để tin đến đúng người, đúng lúc.

ViHAT Solutions cung cấp SMS Brandname, Zalo ZNS, Zalo OA và API gửi thông báo đa kênh với mẫu tin duyệt sẵn và báo cáo tỷ lệ đến. Để lại thông tin tại đây để được tư vấn.

Nguồn tham khảo: Nghị định 91/2020/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.

Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

Website: vihatsolutions.com

Hotline: 0901 888 484

Email: cs@vihatgroup.com

VP trụ sở ViHAT Solutions: 140 -142, Đường số 2 – Khu nhà ở Vạn Phúc 1, Phường Hiệp Bình, Tp. Hồ Chí Minh.

VP chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, tòa nhà An Hưng, số 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội.

VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.