Cách Gửi Tin Nhắn Cho Một Người Trong Nhóm Zalo: Nhắn Riêng, Trích Dẫn, Nhắc Tên @ Và Lưu Ý Khi Dùng Nhóm Cho Công Việc 2026

Trong một nhóm Zalo đông người, có lúc bạn chỉ muốn nói với đúng một người: nhắc việc cho đồng nghiệp, trả lời riêng khách hàng, hoặc góp ý mà không muốn cả nhóm đọc. Nhiều người nhắn thẳng vào nhóm rồi mới nhận ra nội dung đó không nên công khai. Bài viết hướng dẫn ba cách gửi tin nhắn cho một người trong nhóm Zalo, phân biệt rõ cách nào riêng tư thật và cách nào cả nhóm vẫn đọc được.

Gửi tin nhắn cho một người trong nhóm Zalo thế nào? Zalo không có tính năng nhắn riêng bên trong khung chat nhóm. Muốn nói riêng với một thành viên, bạn phải mở cuộc trò chuyện cá nhân với người đó, thường bằng cách bấm vào tên hoặc ảnh đại diện của họ trong danh sách thành viên rồi chọn nhắn tin. Hai cách còn lại là nhắc tên bằng ký hiệu @ và trích dẫn tin nhắn để trả lời, nhưng cả hai đều hiển thị công khai trong nhóm.

Tóm tắt nhanh

I. Cách 1: Nhắn riêng từ danh sách thành viên

1. Mở nhóm rồi vào phần thông tin nhóm ở góc trên bên phải.
2. Chọn danh sách thành viên và tìm đúng người bạn muốn nhắn.
3. Bấm vào tên hoặc ảnh đại diện để mở trang cá nhân của người đó.
4. Chọn nhắn tin để mở cuộc trò chuyện riêng, tách hoàn toàn khỏi nhóm.

Đây là cách duy nhất riêng tư thật sự. Nếu hai người chưa kết bạn, tin nhắn có thể vào mục tin từ người lạ nên người nhận dễ bỏ sót.

II. Cách 2: Nhắc tên bằng ký hiệu @

Gõ ký hiệu @ trong khung soạn tin của nhóm, danh sách thành viên sẽ hiện ra để bạn chọn. Người được nhắc tên nhận thông báo riêng ngay cả khi họ đã tắt thông báo nhóm, nên cách này hợp để giao việc hoặc nhắc người cần trả lời.

Điểm phải nhớ: nội dung vẫn nằm trong nhóm và mọi thành viên đều đọc được. Đừng dùng @ để trao đổi thông tin nhạy cảm như lương, đánh giá nhân sự hay thông tin khách hàng.

>>> Xem thêm: Quản Lý Nhóm Zalo GMF Là Gì? Kiểm Soát Dễ Dàng – Hiệu Quả Vượt Trội

III. Cách 3: Trích dẫn tin nhắn để trả lời

Để trích dẫn, bạn giữ hoặc rê chuột vào tin nhắn cần trả lời rồi chọn trả lời. Tin gốc hiện phía trên câu trả lời nên ai cũng biết bạn đang nói với ai.

IV. Khi nào nên bỏ nhóm chat và dùng Zalo OA

1. Khi nhóm có cả khách hàng

Mọi người đọc được của nhau, dễ lộ giá và thông tin đơn hàng. Khách nên được chăm sóc qua kênh riêng.

2. Khi cần lưu vết trao đổi

Tin trong nhóm chat cá nhân không xuất báo cáo được. Zalo OA cho phép phân công người trực và lưu lịch sử hội thoại.

3. Khi nhân viên nghỉ việc

Nhóm gắn với tài khoản cá nhân sẽ đi theo người đó. Tài khoản OA thuộc về doanh nghiệp nên dữ liệu ở lại.

>>> Xem thêm: Zalo OA là gì? Lợi ích cho doanh nghiệp B2B

V. Quản lý nhóm Zalo cho doanh nghiệp và quy tắc nhắn riêng an toàn

1. Phân quyền ban quản trị và thiết lập bảo mật nhóm

Nhóm Zalo hỗ trợ doanh nghiệp kết nối khách hàng rất nhanh chóng. Tuy nhiên việc quản lý thiếu quy chuẩn dễ gây rò rỉ dữ liệu kinh doanh. Doanh nghiệp cần thiết lập quy chế vận hành nhóm thật chặt chẽ.

Trưởng nhóm nên chỉ định từ hai đến ba phó nhóm đáng tin cậy. Ban quản trị cần bật tính năng phê duyệt thành viên mới trước khi gia nhập. Trưởng nhóm hãy tắt quyền gửi liên kết và đổi tên nhóm của thành viên. Thao tác này giúp ngăn ngừa triệt để tin rác và mã độc tấn công.

Ngoài ra quản trị viên nên kích hoạt tính năng ẩn danh sách thành viên. Tính năng này ngăn người ngoài xem thông tin hoặc quấy rối khách hàng trong nhóm. Bạn hãy ghim thông báo quy định làm việc và khung giờ hỗ trợ lên đầu nhóm.

2. Quy tắc nhắn riêng với khách hàng để bảo vệ dữ liệu kinh doanh

Báo giá chiết khấu và hợp đồng kinh tế là những thông tin tuyệt mật. Nhân sự tuyệt đối không được gửi các tài liệu này vào nhóm chung. Nếu gửi công khai, đối thủ có thể nắm được chính sách giá để cạnh tranh.

Khi khách hỏi giá, nhân viên gửi phản hồi ngắn xác nhận đang hỗ trợ. Sau đó nhân viên áp dụng cách gửi tin nhắn cho một người trong nhóm zalo để trao đổi. Cuộc hội thoại riêng tư giúp bảo mật báo giá và số tài khoản thanh toán.

Doanh nghiệp cũng nên thiết lập bảng quy tắc ứng xử nội bộ khi nhắn tin. Nhân sự chỉ được trao đổi công việc trong giờ hành chính đã quy định. Việc gửi tin nhắn ngoài giờ cần có sự đồng ý trước của khách hàng.

Nhân sự cần lưu lại lịch sử làm việc trên hệ thống nội bộ công ty. ViHAT Solutions khuyến nghị doanh nghiệp ban hành biên bản cam kết bảo mật thông tin. Quy định chặt chẽ giúp bảo vệ nguồn dữ liệu khách hàng khi nhân sự thay đổi.

VI. Chuyển từ nhóm Zalo sang Zalo OA và ZNS khi quy mô khách hàng lớn

1. Quy trình 5 bước chuyển đổi sang Zalo OA và giải pháp ZNS

Nhóm Zalo thông thường chỉ giới hạn tối đa 1000 thành viên tham gia. Khi lượng khách vượt quá quy mô này, doanh nghiệp cần chuyển sang Zalo Official Account. Giải pháp ZNS cho phép gửi thông báo cá nhân hóa tới từng số điện thoại.

2. Lợi ích vượt trội của giải pháp ZNS qua nền tảng eSMS

Tin ZNS hiển thị đầy đủ tên thương hiệu và dấu tích xác thực uy tín. Nội dung thông báo được gửi trực tiếp tới từng số điện thoại riêng biệt. Mỗi người mua chỉ thấy thông tin đơn hàng và ưu đãi của chính mình.

Hệ thống hỗ trợ gửi mã OTP xác thực và thông báo biến động giao dịch. Thời gian đưa tin nhắn xuống thiết bị của khách hàng chỉ trong 15 giây. Nhờ đó, trải nghiệm của người dùng luôn được đảm bảo thông suốt và liền mạch.

Nền tảng eSMS của ViHAT Solutions tích hợp sẵn kịch bản đa kênh Zalo sang SMS. Khi khách hàng không bật mạng để nhận ZNS, hệ thống tự gửi SMS Brandname. Cơ chế thông minh này giúp thông báo luôn được chuyển giao kịp thời.

Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu Template Response để đo lường mức độ hài lòng. Báo cáo sản lượng và điểm rating ZNS được thống kê chi tiết. Dữ liệu cập nhật minh bạch theo thời gian thực (Theo Help Center eSMS).

VII. Mẹo và lỗi thường gặp khi nhắn riêng trong nhóm Zalo

1. Bảng xử lý các sự cố thường gặp khi gửi tin nhắn riêng

Trong quá trình trao đổi công việc, người dùng thường gặp sự cố ngoài ý muốn. Bảng thông tin dưới đây tổng hợp các lỗi phổ biến cùng hướng dẫn xử lý.

2. Cách cài đặt quyền riêng tư và mẹo nhắn tin chuyên nghiệp

Nhiều khách hàng không thấy tin báo giá do bật chế độ chặn người lạ. Để khắc phục, bạn hướng dẫn người nhận mở phần Cài đặt trên ứng dụng Zalo. Khách hàng bấm chọn Quyền riêng tư và tắt mục Chặn tin nhắn từ người lạ.

Sau khi đổi cài đặt, hai bên có thể trò chuyện riêng tư bình thường. Người gửi nên kiểm tra kỹ tên tài khoản trước khi bấm gửi nội dung. Thao tác cẩn trọng giúp bạn tránh gửi nhầm thông tin mật cho người khác.

Nếu khách hàng không đọc tin nhắn riêng, bạn không nên gửi tin dồn dập. Hành vi gửi nhiều tin cùng lúc có thể bị hệ thống gắn cờ spam. Bạn hãy kiên nhẫn chờ đợi phản hồi hoặc gọi điện thoại trực tiếp để hỗ trợ.

Hiểu rõ cách gửi tin nhắn cho một người trong nhóm zalo giúp tăng hiệu quả giao tiếp. Nhân viên nên giữ thái độ hòa nhã và tôn trọng quyền riêng tư của khách. Cách làm việc chu đáo sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng.

VIII. Câu hỏi thường gặp

Zalo có tính năng nhắn riêng ngay trong nhóm không?

Không. Bạn phải mở cuộc trò chuyện cá nhân với người đó, tin nhắn khi ấy tách khỏi nhóm.

Nhắc tên bằng @ thì người khác có thấy không?

Có. Mọi thành viên trong nhóm đều đọc được, chỉ người được nhắc nhận thêm thông báo riêng.

Nhắn riêng cho người chưa kết bạn có tới không?

Thường tới nhưng nằm ở mục tin từ người lạ. Người nhận dễ bỏ sót nếu không kiểm tra mục đó.

Doanh nghiệp nhắn cho từng khách hàng nên dùng gì?

Nên dùng Zalo OA và tin ZNS chính danh, vừa lưu được lịch sử vừa đúng quy định gửi tin.

>>> Xem thêm: Trả Lời Tin Nhắn Tự Động Trên Zalo: 4 Cách Làm Và Khi Nào Nên Dùng

IX. Kết luận

Trong nhóm Zalo chỉ có một cách nói riêng thật sự là mở cuộc trò chuyện cá nhân với người đó. Nhắc tên bằng @ và trích dẫn chỉ giúp đúng người chú ý, còn nội dung vẫn công khai với cả nhóm. Với công việc có khách hàng tham gia hoặc cần lưu vết, hãy chuyển hẳn sang Zalo OA thay vì dựa vào nhóm chat cá nhân.

ViHAT Solutions triển khai Zalo OA cho doanh nghiệp: phân công người trực, lưu lịch sử hội thoại, chatbot trả lời tự động và gửi tin ZNS chính danh. Để lại thông tin tại đây để được tư vấn.

Nguồn tham khảo: Zalo – Wikipedia, Mention – Wikipedia.

Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

Website: vihatsolutions.com

Hotline: 0901 888 484

Email: cs@vihatgroup.com

VP trụ sở ViHAT Solutions: 140 -142, Đường số 2 – Khu nhà ở Vạn Phúc 1, Phường Hiệp Bình, Tp. Hồ Chí Minh.

VP chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, tòa nhà An Hưng, số 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội.

VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.