Tin công nghệ 17/08/2025

Hướng Dẫn Đăng Ký ZNS Dễ Dàng Và Vận Hành Chuyên Nghiệp

Nếu bạn là chủ shop online hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ, chắc hẳn bạn luôn muốn tìm cách chăm sóc khách hàng tốt hơn mà không tốn quá nhiều chi phí. Hãy cùng tìm hiểu quy trình đăng ký ZNS và cách vận hành nó hiệu quả để kinh doanh tốt hơn trên Zalo – một nền tảng quá quen thuộc với người dân Việt.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

>>> Xem thêm: Quy Trình Phê Duyệt ZNS Template API – Những Điều Nhất Định Phải Biết

1. Các điều kiện cần thiết để đăng ký ZNS

Để đăng ký sử dụng dịch vụ Zalo Notification Service (ZNS), doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện tối thiểu bắt buộc từ Zalo nhằm đảm bảo tính xác thực, minh bạch và tuân thủ chính sách nền tảng.

Có Official Account (OA) xác thực doanh nghiệp

ZNS chỉ cho phép gửi thông báo từ các OA đã xác thực theo diện doanh nghiệp. Đây là yêu cầu cơ bản và quan trọng nhất.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một tài khoản OA đã xác thực “doanh nghiệp” hoặc “tổ chức”, giấy phép kinh doanh đúng pháp lý của tổ chức/doanh nghiệp. Bên cạnh đó thông tin đăng ký OA phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép.

Lưu ý OA cá nhân hoặc chưa xác thực sẽ không thể đăng ký ZNS. Việc xác thực OA không chỉ giúp được phép gửi ZNS, mà còn nâng cao uy tín và khả năng hiển thị thương hiệu trong tin nhắn.

Giấy phép kinh doanh hợp lệ

Zalo yêu cầu tổ chức hoặc doanh nghiệp đăng ký ZNS phải cung cấp giấy phép hoạt động hợp lệ, bao gồm các loại giấy tờ hợp lệ gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có mã số thuế), giấy phép hoạt động theo lĩnh vực (nếu là tổ chức chuyên biệt như giáo dục, y tế, tài chính…), chứng minh quan hệ giữa doanh nghiệp và OA (nếu thông tin chưa rõ ràng).

Lưu ý khi nộp hồ sơ: Thông tin pháp lý phải đồng nhất với OA, nên sử dụng bản scan màu rõ nét, giấy phép còn hiệu lực tại thời điểm đăng ký.

Cam kết tuân thủ chính sách và quy định Zalo

Khi đăng ký ZNS, doanh nghiệp bắt buộc phải đồng ý cam kết tuân thủ các chính sách nội dung của Zalo như: Không chứa nội dung quảng cáo, khuyến mãi, không gửi thông tin sai lệch, nhạy cảm hoặc gây hiểu lầm. Chỉ gửi tin nhắn có tính giao dịch hoặc chăm sóc khách hàng sau bán.

Một số quy định đáng chú ý: Tin nhắn phải có nội dung cụ thể, rõ ràng, có biến động để cá nhân hóa (ví dụ: “Bạn vừa mua đơn hàng XYZ…”). Doanh nghiệp không được gửi spam hoặc dùng ZNS thay thế tin nhắn marketing. Nếu vi phạm, Zalo có thể tạm ngưng hoặc cấm vĩnh viễn OA gửi ZNS.

2. Quy trình đăng ký ZNS chi tiết từng bước

ZNS là kênh gửi thông báo giao dịch chính thức của Zalo, nhưng để bắt đầu sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình.

Bước 1: Đăng ký OA doanh nghiệp trên Zalo

Đây là bước nền tảng đầu tiên. ZNS chỉ cấp quyền gửi tin cho OA đã xác thực theo diện doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Cách thực hiện:

Truy cập: https://oa.zalo.me. Chọn “Tạo Official Account”. Điền thông tin doanh nghiệp: tên công ty, ngành nghề, mô tả. Tải lên giấy phép kinh doanh và các giấy tờ liên quan. Chờ xác thực từ Zalo (thường mất 1–2 ngày làm việc).

Lưu ý: Tên OA nên khớp với thương hiệu/doanh nghiệp thật, ảnh đại diện nên dùng logo chính thức để tăng uy tín. OA xác thực mới có quyền đăng ký mẫu ZNS.

Bước 2: Tạo ứng dụng API và lấy access token trên Zalo Cloud

Để gửi ZNS (qua API hoặc chiến dịch), bạn cần đăng ký ứng dụng và lấy token xác thực.

Cách thực hiện:

Truy cập: https://developers.zalo.me. Chọn “Tạo ứng dụng mới” (New App). Điền tên ứng dụng, chọn nền tảng là Zalo Official Account. Liên kết ứng dụng với OA bạn đã tạo. Zalo cấp cho bạn access token – mã dùng để xác thực khi gọi API.

Lưu ý: Token có thời hạn, nên bạn cần lưu trữ cẩn thận hoặc xử lý gia hạn định kỳ. Có thể tạo nhiều ứng dụng cho các OA khác nhau (nếu bạn là agency).

Hướng dẫn đăng ký ZNS chi tiết và cách vận hành chuyên nghiệp

Bước 3: Đăng ký mẫu tin nhắn ZNS trên Zalo Cloud

Trước khi gửi tin, bạn phải đăng ký từng mẫu tin nhắn cụ thể và chờ Zalo duyệt. Đây là bước kiểm soát nội dung để tránh spam và sai phạm.

Cách thực hiện:

Truy cập https://zalo.cloud → đăng nhập bằng OA đã xác thực. Vào mục ZNS > Mẫu tin nhắn > Tạo mới. Chọn Loại mẫu tin phù hợp: giao dịch, CSKH, thông báo, OTP, tích điểm, đổi mật khẩu…Thiết kế nội dung mẫu, sử dụng biến động như {{name}}, {{order_code}} để cá nhân hóa. Gửi mẫu để chờ Zalo phê duyệt (thường trong 24h làm việc).

Một số quy định nội dung: Không được chứa thông tin khuyến mãi hoặc quảng cáo. Không chèn emoji hoặc liên kết sai phạm. Mẫu có thể kèm CTA (nút bấm), hình ảnh nhưng không kèm video.

>>> Xem thêm: API ZNS Và Chiến Dịch ZNS: Phân Biệt Để Chọn Phương Án Phù Hợp

Bước 4: Gửi Duyệt Mẫu Thành Công Và Test Gửi Tin Nhắn ZNS

Khi mẫu đã được duyệt, bạn có thể tiến hành gửi thử nghiệm nội bộ để kiểm tra nội dung hiển thị trước khi gửi đại trà.

Cách thực hiện:

– Vào ZNS Campaign > Tạo chiến dịch gửi thử nghiệm.

– Chọn mẫu đã duyệt và điền giá trị của các biến (name, order_id,…).

– Chọn số điện thoại thử nghiệm (phải là số theo dõi OA).

– Kiểm tra tin nhắn hiển thị trong Zalo cá nhân.

Nếu ổn, bạn có thể lên chiến dịch gửi hàng loạt thông qua API hoặc UI của Zalo Cloud.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

3. Mẹo vận hành ZNS hiệu quả

Để phát huy tối đa hiệu quả của ZNS, doanh nghiệp cần sự tinh chỉnh, tự động hóa và tư duy chăm sóc khách hàng chủ động.

Lựa chọn thời điểm gửi thông minh – Tăng tỷ lệ mở tự nhiên

Thời điểm gửi tin nhắn ảnh hưởng lớn đến việc người dùng có đọc và phản hồi hay không. Thay vì gửi ngẫu nhiên, hãy xác định khung giờ vàng dựa trên thói quen sử dụng Zalo của khách hàng mục tiêu.

Thời điểm đề xuất theo hành vi người dùng:

Sáng (8h00 – 10h30): Giai đoạn bắt đầu công việc, kiểm tra thông báo mới.

Chiều (14h00 – 16h30): Khoảng nghỉ lý tưởng để tiếp cận nhẹ nhàng.

Tối (20h00 – 21h30): Thời điểm thư giãn, sẵn sàng tương tác.

Nên theo dõi tỷ lệ mở qua từng khung giờ để tối ưu lịch gửi phù hợp với từng nhóm khách hàng.

Cá nhân hóa tin nhắn – Tạo cảm giác chuyên biệt

ZNS hỗ trợ sử dụng biến động như họ tên, mã đơn hàng, trạng thái thanh toán,… Việc cá nhân hóa nội dung không chỉ khiến thông điệp trở nên gần gũi mà còn tăng tính xác thực, chuyên nghiệp.

Ví dụ: “Chào anh Sơn, đơn hàng #DH5893 của anh trị giá 1.250.000đ đã được giao thành công. Cảm ơn anh đã tin tưởng.”

So với thông điệp chung chung, tin nhắn cá nhân hóa sẽ nâng cao độ tin cậy, tăng khả năng tương tác lên gấp 2–3 lầnợi cảm xúc và thiện cảm từ người nhận.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Nâng Cấp Zalo OA Chi Tiết Mới Nhất 2025

Tự động hóa ZNS qua CRM, POS hoặc hệ thống nội bộ

Một trong những lợi ích lớn nhất của ZNS là khả năng tích hợp mượt mà với hệ thống nội bộ. Doanh nghiệp nên thiết lập tự động gửi ZNS thông qua CRM, phần mềm bán hàng (POS) hoặc hệ thống ERP nhằm gửi thông báo trạng thái đơn hàng ngay khi phát sinh giao dịch, tự động nhắc lịch hẹn, lịch chăm sóc sau bán, thông báo cập nhật điểm tích lũy, trạng thái bảo hành.

Kết hợp ZNS với Chatbot – Mở rộng tương tác hai chiều

ZNS vốn là kênh thông báo một chiều. Tuy nhiên, khi kết hợp với chatbot Zalo, doanh nghiệp có thể mở rộng trải nghiệm khách hàng thành mô hình giao tiếp hai chiều tự động.

Kịch bản ứng dụng thực tiễn:

ZNS gửi: “Đơn hàng #567 đã giao thành công. Cần hỗ trợ đổi trả? Nhấn [Trợ giúp].”

Chatbot phản hồi: Hỏi khách chọn lý do – hướng dẫn đổi trả – gửi liên kết CSKH.

Kết quả: Khách hàng chủ động liên hệ → giảm tải hotline → tăng trải nghiệm hài lòng.

Theo dõi, đo lường và tối ưu thường xuyên

Không chỉ gửi là xong. Doanh nghiệp cần xây dựng thói quen phân tích hiệu suất của từng chiến dịch ZNS, từ đó rút ra bài học, điều chỉnh nội dung, hoặc lựa chọn thời điểm phù hợp hơn. Các chỉ số cần theo dõi: Tỷ lệ gửi thành công, tỷ lệ mở, tỷ lệ phản hồi (nếu có CTA), tỷ lệ chuyển đổi (Click-to-Action).

Sử dụng đúng loại mẫu tin – Tuân thủ chính sách

Zalo phân loại mẫu ZNS thành nhiều nhóm: thông báo giao dịch, chăm sóc khách hàng, thông báo hội viên, OTP, nhắc lịch… Mỗi loại có giới hạn sử dụng riêng.

Lưu ý cần nhớ: Doanh nghiệp không sử dụng ZNS để gửi quảng cáo, giảm giá, khuyến mãi. Mỗi mẫu gửi cần được duyệt trước bởi Zalo. Nội dung cần rõ ràng, không mập mờ, không dẫn dụ sai. Vi phạm chính sách có thể khiến OA bị khóa quyền gửi ZNS vĩnh viễn.

Việc đăng ký ZNS không quá phức tạp, nhưng nếu triển khai đúng cách, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Hãy bắt đầu từ việc xác thực OA và tạo mẫu tin phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

Website: vihatsolutions.com

Hotline: 0901 888 484

Email: cs@vihatgroup.com

VP trụ sở ViHAT Solutions: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.

VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).

VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.