Hướng Dẫn Gửi ZNS Theo Chiến Dịch Không Cần API

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn thử sức với ZNS nhưng chưa có hệ thống kỹ thuật, thì bên cạnh việc tìm một trung gian phù hợp, việc tìm hiểu tính năng gửi ZNS theo chiến dịch cũng là một lựa chọn hoàn hảo: đơn giản, trực quan và cực kỳ dễ làm.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Tích Hợp Zalo OA Vào Website Siêu Đơn Giản

1. Các bước gửi ZNS theo chiến dịch không cần API

Không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ kỹ thuật để triển khai tích hợp API. Vì thế, tính năng gửi ZNS theo chiến dịch mà không cần API trở thành lựa chọn lý tưởng cho các phòng ban marketing hoặc chăm sóc khách hàng muốn chủ động triển khai nhanh chóng.

Bước 1: Truy cập tính năng “Gửi theo chiến dịch”

Bắt đầu bằng cách truy cập vào đường dẫn: https://account.zalo.cloud/tool/zns/campaign. Tại đây, chọn mục “Tạo chiến dịch” để bắt đầu gửi tin.

Lưu ý: Nếu tài khoản ZCA của bạn đang quản lý nhiều Zalo OA, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn OA cụ thể mà bạn muốn gửi tin từ đó.

Bước 2: Đặt tên chiến dịch và khởi tạo

Đặt một cái tên dễ nhớ, rõ ràng cho chiến dịch – ví dụ: “ZNS thông báo hết hạn hợp đồng”, “ZNS nhắc bảo trì tháng 8”… rồi nhấn “Tạo chiến dịch”.

Bước 3: Chọn mẫu ZNS đã được phê duyệt

Bạn sẽ thấy danh sách các mẫu ZNS đã được hệ thống phê duyệt trước đó. Chọn mẫu phù hợp với nội dung muốn gửi. Nếu bạn chưa có mẫu, cần tạo trước và gửi duyệt ở phần “Mẫu thông báo ZNS”. Chỉ mẫu đã được duyệt mới sử dụng được.

Bước 4: Tải file mẫu và điền danh sách khách hàng

Sau khi chọn mẫu, bạn sẽ được tải về file Excel mẫu gồm các cột: Số điện thoại người nhận. Các biến tương ứng với mẫu (VD: tên, mã đơn hàng, ngày hẹn…). Sau khi điền đầy đủ thông tin, lưu lại file, hệ thống sẽ dựa vào dữ liệu bạn cung cấp để cá nhân hóa từng tin nhắn gửi đi.

>>> Xem thêm: Cách Gửi Tin Nhắn Hàng Loạt Trên Zalo OA

Bước 5: Tải lại file Excel lên hệ thống

Quay lại trang chiến dịch và tải lên file Excel đã hoàn chỉnh. Hệ thống sẽ kiểm tra và báo lỗi (nếu có) để bạn điều chỉnh kịp thời.

Bước 6: Chọn thời gian gửi

Tại bước này, bạn có thể chọn:

– Gửi ngay: tin nhắn được xử lý và gửi ngay sau khi xác nhận.

– Hẹn giờ gửi: có thể chọn thời gian cụ thể để tin nhắn được gửi đi vào lúc phù hợp nhất.

Bước 7: Kiểm tra lại thông tin và xác nhận gửi

Trước khi gửi, bạn sẽ thấy bảng tổng quan của chiến dịch gồm: Tên chiến dịch, OA sử dụng, tên mẫu, số người nhận. Tick vào xác nhận đồng ý với điều khoản Zalo → nhấn “Xác nhận và gửi” để hoàn tất.

Sau khi gửi, phải tiến hành theo dõi và báo cáo: Chiến dịch sau khi gửi sẽ được xử lý trong vòng tối đa 24 giờ. Trạng thái sẽ hiển thị rõ ràng trong danh sách chiến dịch: Đang gửi/Thất bại/Hoàn tất. Chỉ khi chiến dịch hiển thị “Hoàn tất”, bạn mới có thể tải báo cáo chi tiết để biết tin nào đã gửi thành công.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

2. Lỗi thường gặp và lưu ý quan trọng khi gửi ZNS theo chiến dịch

Khi sử dụng tính năng “Gửi ZNS theo chiến dịch”, quy trình nhìn chung khá đơn giản, tuy nhiên vẫn có một số lỗi thường gặp khiến doanh nghiệp gửi tin không thành công.

– Không tải được file Excel: Thường do sai định dạng, thiếu cột hoặc đặt sai tên biến. Giải pháp là dùng đúng file mẫu hệ thống cung cấp và kiểm tra kỹ nội dung.

– Tin nhắn không gửi dù mẫu đã duyệt: Có thể do chọn sai mẫu hoặc dữ liệu thiếu biến. Cần kiểm tra lại cả mẫu lẫn file Excel trước khi gửi.

– Tỷ lệ thất bại cao: Do số điện thoại sai, không có tài khoản Zalo hoặc bị chặn. Nên lọc và xác minh lại danh sách trước khi nhập liệu.

– Mẫu bị từ chối duyệt: Lỗi thường do nội dung mang tính quảng cáo, sai chính sách. Hãy đảm bảo nội dung chỉ mang tính thông báo, không chứa ưu đãi hay lời mời mua hàng…

Do vậy doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo tin nhắn được gửi thành công, không bị gián đoạn hoặc từ chối xử lý.

>>> Xem thêm: Top 5 Tiêu Chí Đánh Giá Dịch Vụ Zalo OA Chuyên Nghiệp

Mẫu ZNS phải được duyệt trước khi gửi

Đây là điều kiện tiên quyết. Hệ thống chỉ cho phép gửi chiến dịch với mẫu ZNS đã được phê duyệt bởi Zalo Cloud. Nếu chưa có mẫu, bạn cần vào mục “Quản lý mẫu” → Tạo mẫu mới → Gửi duyệt và đợi phản hồi. Thời gian duyệt mẫu thường trong vòng 24 giờ làm việc.

Mẫu không được chứa nội dung mang tính quảng cáo, khuyến mãi – cần đúng tính chất “thông báo”. Nếu cố tình sử dụng mẫu sai mục đích, OA của bạn có thể bị hạn chế hoặc từ chối gửi ZNS trong tương lai.

File Excel nhập dữ liệu phải đúng định dạng

File Excel là nơi chứa danh sách khách hàng và các biến nội dung cần cá nhân hóa. Do đó, cần tuân thủ đúng tên cột theo hướng dẫn của mẫu (VD: phone, name, code). Không chứa ký tự đặc biệt, không dấu cách trong số điện thoại. Đảm bảo đủ và đúng số lượng biến như mẫu đã thiết kế. Sai sót dù nhỏ cũng khiến toàn bộ file không thể gửi. Tốt nhất nên kiểm tra kỹ hoặc dùng đúng file mẫu hệ thống cung cấp.

Thời gian gửi phù hợp – tránh gửi ngoài giờ cao điểm

Mặc dù Zalo cho phép gửi từ 6:00 đến 20:00 hằng ngày, bạn nên tránh gửi vào giờ trưa (12:00 – 13:30) hoặc quá sớm buổi sáng. Ưu tiên gửi trong khung 9:00 – 11:30 và 14:00 – 17:30 để tăng tỷ lệ mở và phản hồi. Không gửi cận giờ hệ thống đóng (sát 20:00), vì nếu quá tải, tin có thể bị trì hoãn sang hôm sau.

Kiểm tra kỹ nội dung trước khi xác nhận gửi

Một lỗi thường gặp là nhấn “Gửi” mà chưa xem lại nội dung – khiến tin nhắn gửi đi bị lỗi định dạng, sai tên khách hàng, hoặc thiếu dữ liệu… Hãy dùng tính năng “Xem trước mẫu” trước khi gửi để kiểm tra hiển thị nội dung sau khi gắn biến. Nếu đặt lịch gửi, bạn có thể chỉnh sửa hoặc hủy trước thời điểm đã lên lịch.
Không phải giải pháp nào cũng cần đến công nghệ phức tạp mới gọi là hiệu quả. Gửi ZNS theo chiến dịch không cần API là minh chứng rõ ràng cho việc doanh nghiệp có thể triển khai chăm sóc khách hàng bài bản, đúng lúc và cá nhân hóa cao mà vẫn giữ được sự đơn giản trong vận hành. 

Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

Website: vihatsolutions.com

Hotline: 0901 888 484

Email: cs@vihatgroup.com 

VP trụ sở ViHAT Solutions: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh. 

VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng). 

VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.

Vân Nguyễn