Cách tạo mẫu thông báo ZNS nhanh, đúng chuẩn Zalo 2025

Trong những năm gần đây, khi doanh nghiệp đẩy mạnh chăm sóc khách hàng qua nền tảng Zalo, việc tạo mẫu thông báo ZNS nhanh và đúng chuẩn trở thành yếu tố then chốt giúp thương hiệu vận hành hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Một mẫu ZNS chuẩn không chỉ giúp tin nhắn được Zalo duyệt nhanh, mà còn đảm bảo thông điệp đến đúng người, đúng lúc và đúng nhu cầu.

ZNS là gì và vì sao doanh nghiệp nào cũng cần “tạo mẫu thông báo ZNS”?

Nếu bạn đang kinh doanh online trên Zalo, chắc hẳn đã nghe tới cụm từ “ZNS” viết tắt của Zalo Notification Service. Đây là dịch vụ gửi thông báo chăm sóc khách hàng tự động do Zalo cung cấp, giúp doanh nghiệp truyền tải các tin nhắn giao dịch như: xác nhận đơn hàng, thông báo giao hàng, nhắc lịch, chăm sóc hậu mãi,… đến người dùng mà không cần kết bạn Zalo OA.

Điều đặc biệt là tỷ lệ mở tin nhắn ZNS luôn cao hơn 80%, vượt trội so với email hoặc SMS truyền thống. Chính vì vậy, việc tạo mẫu thông báo ZNS chuẩn và nhanh không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn quyết định đến việc Zalo có duyệt thông báo hay không.

>> Xem thêm: Cách Sử Dụng Zalo OA Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Lợi ích khi doanh nghiệp chủ động tạo mẫu thông báo ZNS

Không ít người nghĩ rằng chỉ cần soạn tin nhắn rồi gửi là xong. Nhưng thực tế, mỗi mẫu thông báo ZNS cần được tạo và duyệt trước bởi Zalo. Việc chuẩn hóa mẫu giúp:

• Tăng độ tin cậy thương hiệu: tin nhắn có tên OA hiển thị rõ ràng, nội dung chuyên nghiệp, tránh nhầm lẫn với spam.
• Tối ưu chi phí truyền thông: gửi đúng người, đúng nội dung, tiết kiệm chi phí hơn SMS đến 40%.
• Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng: hệ thống tự gửi ZNS khi có hành động cụ thể ví dụ khách đặt hàng, thanh toán, hoặc đăng ký dịch vụ.
• Gia tăng tỷ lệ quay lại mua hàng: mỗi thông báo là một điểm chạm đáng giá giúp khách hàng nhớ đến thương hiệu của bạn.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo mẫu thông báo ZNS đúng chuẩn Zalo 2025

Dưới đây là quy trình chuẩn nhất hiện nay (cập nhật 2025) để bạn có thể tự tạo mẫu ZNS mà không cần nhờ đến kỹ thuật viên.

Bước 1: Đăng nhập Zalo OA.

Truy cập https://oa.zalo.me/ → Đăng nhập tài khoản Official Account của doanh nghiệp (nên là OA doanh nghiệp đã xác thực).

Bước 2: Vào mục Zalo Notification Service.

Tại thanh menu bên trái, chọn ZNS > Mẫu thông báo → nhấn “Tạo mẫu mới”.

Bước 3: Chọn loại mẫu phù hợp.

Zalo chia các mẫu ZNS thành nhiều loại như:

• Mẫu thông báo giao dịch (xác nhận đơn, thanh toán thành công, giao hàng, v.v.)
• Mẫu chăm sóc khách hàng (nhắc lịch, cảm ơn, hậu mãi, v.v.)
• Mẫu thông báo hệ thống (thay đổi mật khẩu, xác thực, mã OTP, v.v.)

Chọn đúng loại giúp tăng khả năng được duyệt và tránh vi phạm quy định.

Bước 4: Soạn nội dung mẫu thông báo ZNS.

Khi tạo mẫu thông báo ZNS, bạn cần tuân thủ những tiêu chí quan trọng sau:

• Không chứa nội dung quảng cáo, giảm giá hay kêu gọi hành động mua hàng.
• Không chèn link ngoài hoặc số điện thoại.Phải có biến động dữ liệu rõ ràng như: tên khách hàng, mã đơn, trạng thái đơn hàng,… 
• Giọng văn chuyên nghiệp, thân thiện, ngắn gọn.

Ví dụ mẫu chuẩn:

• Cảm ơn {{customer_name}} đã đặt hàng tại {{shop_name}}.
• Đơn hàng #{{order_code}} của bạn đã được xác nhận.
• Dự kiến giao hàng trong {{delivery_time}}.
• Liên hệ CSKH nếu cần hỗ trợ thêm.

Bước 5: Gửi duyệt mẫu

Sau khi hoàn thiện, nhấn “Gửi duyệt”. Thời gian Zalo xét duyệt trung bình từ 1–3 ngày làm việc. Khi mẫu được duyệt, bạn có thể dùng API hoặc phần mềm đối tác (như MIA Smart, Novaon, v.v.) để gửi tin nhắn ZNS tự động hàng loạt.

Những lỗi thường gặp khiến mẫu ZNS bị từ chối

Theo thống kê 2024–2025, có tới 40% mẫu thông báo ZNS bị từ chối do lỗi cơ bản, dưới đây là các lỗi bạn nên tham khảo để không mắc phải:

• Chèn nội dung quảng cáo ví dụ “Giảm giá 50%” hoặc “Đặt ngay để nhận quà”.
• Không có dữ liệu động mẫu tĩnh, không có biến thông tin cụ thể.
• Sai danh mục thông báo ví dụ chọn “chăm sóc khách hàng” cho mẫu OTP.
• Ngôn ngữ không tự nhiên hoặc sai chính tả.
• Dùng icon hoặc ký tự đặc biệt quá nhiều.

Giải pháp: trước khi gửi duyệt, hãy đọc lại mẫu với vai trò cảm nhận như một khách hàng thật. Nếu bạn thấy nó mạch lạc, hữu ích và mang tính xác nhận đó là dấu hiệu mẫu của bạn đủ “chuẩn Zalo”.

>> Xem thêm: Gửi Tin Nhắn Tự Động Zalo Gồm Những Hình Thức Nào?

Mẹo tối ưu khi tạo mẫu thông báo ZNS giúp duyệt nhanh và hiệu quả hơn

Khi triển khai tin nhắn ZNS chăm sóc khách hàng, hãy sử dụng ngôn từ thân thiện như “Xin chào anh/chị” thay vì “Kính gửi quý khách hàng thân mến” để tạo cảm giác gần gũi và tự nhiên hơn. Mỗi tin nhắn nên giới hạn khoảng 400 ký tự, vừa đủ để truyền tải nội dung rõ ràng mà không gây dài dòng. Trước khi gửi hàng loạt, doanh nghiệp cần test thử trên các thiết bị để đảm bảo hiển thị chính xác. Ngoài ra, việc tạo nhóm mẫu ZNS riêng cho từng hành động của khách hàng như đặt hàng, thanh toán, nhận hàng hoặc bảo hành sẽ giúp hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả, đồng bộ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Kết luận

Trong bối cảnh 2025, khi Zalo trở thành nền tảng chăm sóc khách hàng số 1 tại Việt Nam, việc biết cách tạo mẫu thông báo ZNS chuyên nghiệp chính là lợi thế cạnh tranh giúp thương hiệu của bạn chiếm trọn lòng tin người dùng một bước nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lớn trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

Website: vihatsolutions.com

Hotline: 0901 888 484

Email: cs@vihatgroup.com 

VP trụ sở ViHAT Solutions: 140 -142, Đường số 2 – Khu nhà ở Vạn Phúc 1, Phường Hiệp Bình, Tp. Hồ Chí Minh. 

VP chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, tòa nhà An Hưng, số 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội. 

VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.