Zalo Chatbot – Công Cụ Giữ Chân Khách Hàng Và Tiết Kiệm Chi Phí Hiệu Quả

Khách hàng ngày càng yêu cầu sự tương tác nhanh chóng, chính xác và cá nhân hóa. Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp đối mặt với bài toán làm sao để đáp ứng kịp thời mà vẫn tiết kiệm nguồn lực. Zalo Chatbot ra đời với nhiệm vụ giải quyết những vấn đề này, giúp tự động hóa quy trình giao tiếp trên Zalo – ứng dụng được sử dụng rộng rãi hàng đầu tại Việt Nam.

>>> Xem thêm: Zalo Cloud Connect – Gọi CSKH Trực Tiếp Qua Zalo OA

1. Zalo Chatbot là gì?

Zalo Chatbot là một công cụ tự động hóa thông minh được tích hợp sẵn trên Zalo OA , hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa việc tương tác với khách hàng. Chatbot này có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ như trả lời tin nhắn tự động, hỗ trợ tiếp thị, và chăm sóc khách hàng 24/7 mà không cần sự can thiệp trực tiếp của nhân viên.

Điểm nổi bật của Zalo Chatbot là doanh nghiệp không cần kiến thức kỹ thuật phức tạp để triển khai, có thể cài đặt và vận hành nhanh chóng ngay cả với những doanh nghiệp nhỏ hoặc không có đội ngũ công nghệ riêng.

Ngoài ra, Zalo còn mở rộng khả năng tích hợp, cho phép doanh nghiệp kết hợp các chatbot từ bên thứ ba hoặc sử dụng hệ thống chatbot tự phát triển. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh chatbot theo nhu cầu chuyên biệt, chẳng hạn như tạo kịch bản chăm sóc khách hàng chi tiết, quản lý quy trình bán hàng, hay hỗ trợ các chiến dịch tiếp thị độc quyền.

2. Lợi ích từ việc sử dụng Zalo Chatbot

Zalo Chatbot không chỉ là công cụ tự động hóa giao tiếp, mà còn mang đến nhiều giá trị thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, tối ưu nguồn lực và cải thiện trải nghiệm người dùng. 

Tương tác tự động và tức thì

Một trong những điểm mạnh nổi bật của Zalo Chatbot là khả năng tự động hóa các tương tác với khách hàng.

Zalo Chatbot đảm nhận vai trò xử lý các yêu cầu phổ biến như tư vấn sản phẩm, giải đáp thắc mắc, hoặc cung cấp hướng dẫn sử dụng dịch vụ. Chatbot có thể phân loại các yêu cầu và chuyển đúng bộ phận hoặc nhân viên để hỗ trợ khi cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm tải cho đội ngũ CSKH và cải thiện hiệu suất làm việc. Khi khách hàng nhắn tin, Zalo Chatbot có thể phản hồi ngay lập tức trong thời gian thực, giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi. 

Ứng dụng thực tế: Chatbot phù hợp để hỗ trợ các hoạt động như trả lời câu hỏi thường gặp (FAQ), cung cấp thông tin sản phẩm/dịch vụ, hay xử lý các vấn đề đơn giản, như kiểm tra trạng thái đơn hàng hoặc hướng dẫn thanh toán.

Duy trì và tăng cường tương tác lâu dài với khách hàng

Zalo Chatbot không chỉ dừng lại ở việc trả lời khách hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với họ.

Chatbot có thể gửi tin nhắn chào hỏi, thông báo ưu đãi hoặc hiển thị các nút gọi hành động (CTA) như “Xem thêm sản phẩm”, “Đặt hàng ngay”, “Đăng ký nhận tin khuyến mãi”. Điều này khuyến khích khách hàng tiếp tục tương tác, giữ họ ở lại lâu hơn trên Zalo OA.

Chatbot hỗ trợ thu thập thông tin khách hàng thông qua các mẫu hỏi được thiết kế sẵn. Dữ liệu có thể bao gồm thông tin cơ bản trên Zalo (như tên, số điện thoại) hoặc do khách hàng nhập liệu thủ công ( nhu cầu, địa chỉ,…). Thông tin này giúp doanh nghiệp phân nhóm khách hàng theo nhu cầu, xây dựng các kịch bản cá nhân hóa để tương tác hiệu quả hơn. Tăng cường chất lượng dịch vụ, đáp ứng chính xác những gì khách hàng mong muốn.

Tính năng này phù hợp với các hoạt động như đặt lịch hẹn, thu thập ý kiến khách hàng, gửi mã khuyến mãi cá nhân hóa hoặc đăng ký dịch vụ một cách nhanh chóng.

Tiết kiệm chi phí vận hành

Zalo Chatbot giúp doanh nghiệp giảm chi phí đáng kể nhờ khả năng tự động hóa và tối ưu nguồn lực nhân sự.

Khi khách hàng nhắn tin đến Zalo OA và tương tác với chatbot, doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn miễn phí trong giới hạn chính sách của Zalo. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí giao tiếp đáng kể so với các nền tảng trả phí khác.

Chatbot đảm nhận các nhiệm vụ cơ bản, cho phép đội ngũ nhân viên tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Với Zalo Chatbot, doanh nghiệp có thể tự động xử lý các tác vụ như đặt hàng, giải đáp câu hỏi hoặc gửi thông báo đến hàng nghìn khách hàng mà không cần nhân viên tham gia trực tiếp.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Sử Dụng Zalo ZNS Đơn Giản Và Chi Tiết 

Dễ dàng triển khai và sử dụng

Doanh nghiệp không cần đội ngũ kỹ thuật chuyên biệt để cài đặt hoặc vận hành chatbot. Các kịch bản tương tác có thể được thiết lập dễ dàng với giao diện trực quan, thân thiện. Zalo Chatbot có thể hoạt động ngay khi được kích hoạt trên tài khoản OA, giúp doanh nghiệp bắt đầu tự động hóa giao tiếp với khách hàng chỉ trong vài bước đơn giản.

Các lợi ích thực tế khác

Ngoài các lợi ích trên, Zalo Chatbot còn mang lại một số giá trị quan trọng khác cho doanh nghiệp:

Hỗ trợ bán hàng hiệu quả hơn: Chatbot có thể tư vấn sản phẩm, giới thiệu ưu đãi và hỗ trợ khách hàng đặt hàng trực tiếp ngay trên giao diện Zalo. Điều này giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng cảm thấy được chăm sóc tốt hơn nhờ sự phản hồi nhanh chóng, chuyên nghiệp và nội dung được cá nhân hóa.

Quản lý và phân nhóm khách hàng: Chatbot tự động gắn nhãn khách hàng dựa trên hành vi (ví dụ: nhấp vào nút “Tìm hiểu sản phẩm A”) để giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại và triển khai các chiến dịch tiếp thị phù hợp.

Hoạt động 24/7: Không giống như nhân viên, chatbot hoạt động liên tục cả ngày lẫn đêm, đảm bảo doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội tương tác nào với khách hàng.

3. Các tính năng tương tác tự động của Zalo Chatbot

Zalo Chatbot mang đến cho doanh nghiệp một bộ tính năng tương tác tự động đa dạng và hiệu quả, giúp việc giao tiếp với khách hàng trở nên chuyên nghiệp, tự nhiên và tối ưu hóa quy trình hỗ trợ. 

Tin nhắn văn bản cá nhân hóa

Zalo Chatbot cho phép gửi tin nhắn văn bản được cá nhân hóa bằng cách sử dụng các trường thông tin như tên, địa chỉ hoặc dữ liệu khách hàng đã cung cấp trước đó. Nội dung được điều chỉnh phù hợp với từng người dùng, giúp tăng tính thân thiện và tạo sự gắn kết với khách hàng.

Gửi hình ảnh và album ảnh

Chatbot có thể gửi hình ảnh kèm mô tả ngắn, với hình ảnh được tải từ máy tính hoặc nhập qua đường dẫn URL. Cho phép gửi nhiều hình ảnh (tối đa 9 hình ảnh trong một tin nhắn), giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm hoặc chia sẻ thông tin trực quan và sinh động hơn.

Danh sách tương tác

Tính năng này cho phép chatbot gửi một tin nhắn dạng danh sách, trong đó mỗi mục có thể được khách hàng bấm chọn để thực hiện các hành động như xem thêm thông tin, dẫn đến trang đích, hoặc kích hoạt các kịch bản tiếp theo. Danh sách tương tác giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn thông tin cần thiết và tăng trải nghiệm người dùng.

Hiệu ứng typing (đang nhập)

Chatbot có thể hiển thị trạng thái “đang nhập” trên giao diện chat của khách hàng, tạo cảm giác tự nhiên như đang trò chuyện với nhân viên thực sự. Ngoài ra, tính năng này còn tự động điều chỉnh thời gian gửi giữa các tin nhắn, giúp khách hàng có đủ thời gian đọc và tiếp nhận thông tin trước khi nhận tin nhắn tiếp theo.

Yêu cầu nhập liệu

Chatbot có thể gửi mẫu câu hỏi để yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin thông qua hai hình thức:

Mẫu định sẵn: Khách hàng chỉ cần chọn các thông tin có sẵn trên Zalo như họ tên, số điện thoại,…

Nhập liệu tự do: Khách hàng có thể tự điền thông tin tùy chỉnh như email, nhu cầu, địa chỉ,…

Thông tin thu thập được sẽ được lưu trữ trong các trường thông tin cụ thể, giúp chatbot phản hồi chính xác hơn hoặc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và đồng bộ dữ liệu khách hàng.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Sở Hữu Tích Vàng Zalo Chi Tiết 

Bộ sưu tập tương tác

Zalo Chatbot có thể gửi bộ sưu tập gồm hình ảnh, tiêu đề và mô tả, cho phép khách hàng lướt qua từng mục. Khách hàng có thể bấm vào từng bộ sưu tập để xem thêm thông tin chi tiết hoặc thực hiện hành động cụ thể như mua hàng hoặc đặt lịch hẹn.

Gửi tập tin

Chatbot hỗ trợ gửi tập tin đến khách hàng với dung lượng tối đa 1MB. Điều này rất hữu ích trong việc cung cấp tài liệu, hướng dẫn sử dụng, báo giá hoặc các thông tin chi tiết mà khách hàng cần.

Gửi bài viết từ Zalo OA

Doanh nghiệp có thể gửi bài viết trực tiếp từ Zalo OA đến khách hàng. Chatbot cho phép lựa chọn bài viết cụ thể hoặc tự động lấy bài viết mới nhất tại thời điểm tương tác, đảm bảo khách hàng luôn nhận được nội dung cập nhật.

Sticker

Chatbot có thể gửi sticker từ kho sticker của Zalo, giúp tin nhắn trở nên sinh động, gần gũi hơn và tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng khi giao tiếp.

4. Các điểm kích hoạt Zalo Chatbot

Zalo Chatbot được thiết kế để có thể kích hoạt linh hoạt thông qua nhiều phương thức, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai các kịch bản tương tác và tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng. 

Tin nhắn chào mừng

Khi khách hàng nhấn nút “Quan tâm” Zalo OA, tin nhắn chào mừng sẽ được gửi tự động. Trong tin nhắn này, chatbot được tích hợp để tiếp nhận và phản hồi ngay lập tức, tạo cảm giác chuyên nghiệp và thân thiện với khách hàng. Tin nhắn chào mừng không chỉ là lời chào mà còn đóng vai trò dẫn dắt khách hàng đến các nội dung quan trọng như: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, cung cấp thông tin khuyến mãi, ưu đãi, hỗ trợ tư vấn, giải đáp nhanh các câu hỏi cơ bản.

Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng và định hướng hành vi của họ ngay từ khi bắt đầu tương tác.

Kích hoạt dựa trên từ khóa

Doanh nghiệp có thể thiết lập các kịch bản chatbot dựa trên từ khóa khách hàng thường xuyên hỏi. Khi tin nhắn của khách hàng chứa các từ khóa này, chatbot sẽ tự động nhận diện và phản hồi theo kịch bản đã được cài đặt.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể tạo kịch bản trả lời cho các câu hỏi như:

“Giá sản phẩm bao nhiêu?”

“Cách đặt hàng như thế nào?”

“Giờ làm việc là khi nào?”
Điều này giúp giải đáp nhanh chóng các câu hỏi lặp đi lặp lại mà không cần nhân viên tham gia trực tiếp.

Hoạt động này có thể tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Giảm tải cho đội ngũ chăm sóc khách hàng. Đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng với phản hồi tức thì và chính xác.

Đường dẫn kích hoạt kịch bản

Doanh nghiệp có thể tạo đường dẫn (URL) để gắn vào các điểm chạm khác nhau như Menu OA, Website, QR Code, hoặc các kênh truyền thông (Facebook, Email). Khi khách hàng nhấp vào đường dẫn này, chatbot sẽ tự động kích hoạt theo kịch bản được thiết lập.

Ví dụ ứng dụng:

Đặt bàn trực tuyến: Khách hàng nhấp vào link để điền thông tin đặt bàn.

Gửi mã voucher: Chatbot tự động gửi mã giảm giá khi khách hàng truy cập đường dẫn.

Đặt lịch hẹn: Hỗ trợ khách hàng chọn ngày giờ hẹn ngay trên giao diện chat.

Khách hàng sẽ được đưa trực tiếp đến cửa sổ chat mà không cần phải đi qua trang hồ sơ OA, giúp tiết kiệm thời gian và thao tác không cần thiết. Doanh nghiệp có thể gắn nhãn (label) cho khách hàng dựa trên vị trí đặt link (ví dụ: Website, QR Code), hỗ trợ phân nhóm và triển khai các chiến dịch tiếp thị phù hợp.

>>> Xem thêm: Zalo Mini App Là Gì? Cách Xây Dựng Và Vận Hành Đơn Giản Với 6 Bước

Hướng dẫn tạo đường dẫn kích hoạt Zalo Chatbot

Doanh nghiệp có thể tạo URL kích hoạt chatbot theo hai cách đơn giản:

Cách 1: Tạo URL từ trình quản lý OA

• Truy cập vào OA Manager qua oa.zalo.me.
• Chọn Chatbot > Kịch bản > Chia sẻ kịch bản.
• Sao chép đường dẫn chia sẻ của kịch bản.

Cách 2: Tạo URL OA kèm theo kịch bản chatbot

Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh URL theo cấu trúc sau: https://zalo.me/[OAID]?openChat=true&chatbotID=[chatbot_id]

• [OAID]: Là ID của tài khoản OA bạn muốn sử dụng trong kịch bản.
• [chatbot_id]: Là ID của kịch bản chatbot mà bạn muốn kích hoạt.

Hướng dẫn lấy OAID và chatbot_id:

• Truy cập oa.zalo.me > Chatbot > Kịch bản tin nhắn > Chỉnh sửa kịch bản.
• Copy OAID và chatbot_id từ URL hiển thị trên thanh trình duyệt.

Ưu điểm của việc sử dụng đường dẫn kích hoạt

Tiết kiệm thời gian cho khách hàng: Đường dẫn đưa khách hàng trực tiếp vào cửa sổ chat, giúp họ dễ dàng tương tác ngay mà không cần thực hiện các bước trung gian như truy cập hồ sơ OA.

Tự động phân nhóm khách hàng: Khi khách hàng nhấp vào đường dẫn từ một vị trí cụ thể (như QR Code trên quảng cáo, link trên website), hệ thống sẽ tự động gắn nhãn (label). Điều này giúp doanh nghiệp phân loại khách hàng theo nhu cầu hoặc hành vi, từ đó triển khai các chiến dịch tiếp thị hoặc chăm sóc phù hợp hơn.

Đơn giản hóa quy trình: Các đường dẫn dễ tạo, dễ quản lý và có thể linh hoạt điều chỉnh theo từng kịch bản khác nhau, giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai mà không cần kỹ thuật phức tạp.

5. Tự động CSKH hiệu quả nhờ Zalo Chatbot

Zalo Chatbot giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể hiệu quả chăm sóc khách hàng thông qua việc tự động hóa quy trình, cá nhân hóa nội dung và tối ưu nguồn lực. 

Thu thập thông tin khách hàng tự động

Zalo Chatbot giúp doanh nghiệp tự động hóa việc thu thập thông tin khách hàng, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót so với quy trình thủ công.

Cách hoạt động: Chatbot gửi yêu cầu thông tin qua các mẫu hỏi được thiết lập sẵn. Tự động điền thông tin cơ bản từ tài khoản Zalo của khách hàng (tên, số điện thoại,…). Yêu cầu khách hàng nhập thêm thông tin chi tiết (email, địa chỉ, nhu cầu,…).

Lợi ích: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhân lực cho quy trình thu thập thông tin. Dữ liệu thu thập được sử dụng để cá nhân hóa các tương tác, tăng trải nghiệm khách hàng. Thông tin thu thập được cũng có độ chính xác cao hơn nhờ tự động hóa.

Một số ứng dụng thực tế: Thu thập thông tin như tên, ngày, giờ để sắp xếp lịch tư vấn hoặc gặp gỡ. Tự động thu thập thông tin về số lượng khách, thời gian đặt bàn để hỗ trợ nhà hàng. Hỗ trợ khách hàng điền thông tin và đăng ký khóa học trực tuyến. Khách hàng cung cấp thông tin để nhận mã giảm giá ngay trên Zalo OA.

Tương tác tự động và cá nhân hóa nội dung

Zalo Chatbot giúp doanh nghiệp duy trì kết nối với khách hàng bằng cách gửi các phản hồi tự động và cá nhân hóa nội dung tương tác.

Cách hoạt động: Khi khách hàng nhắn tin đến OA, chatbot phản hồi ngay lập tức với nội dung giải đáp thắc mắc hoặc hướng dẫn cụ thể. Tin nhắn có thể đính kèm các nút gọi hành động (CTA) như truy cập website, xem sản phẩm, hoặc đọc bài viết. Chatbot sử dụng thông tin khách hàng đã cung cấp (tên, nhu cầu, lịch sử tương tác) để cá nhân hóa phản hồi, mang đến cảm giác thân thiện và chuyên nghiệp.

Lợi ích: Doanh nghiệp có thể phản hồi nhanh chóng giúp tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Cá nhân hóa nội dung giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm hơn. Tạo thêm cơ hội bán hàng hoặc quảng bá dịch vụ thông qua các nút tương tác.

Ứng dụng thực tế: Chatbot gửi thông tin chi tiết sản phẩm khách hàng quan tâm kèm nút CTA như “Mua ngay”, “Thêm vào giỏ hàng”. Chatbot tự động gửi thông báo ưu đãi cá nhân hóa đến từng nhóm khách hàng theo nhu cầu của họ.

>>> Xem thêm: 6 Bước Đơn Giản Để Tìm Ra Cách Xây Kênh Zalo Bán Hàng Hiệu Quả

Phân nhóm khách hàng và quản lý hiệu quả

Zalo Chatbot không chỉ hỗ trợ tương tác mà còn giúp doanh nghiệp quản lý và phân nhóm khách hàng dựa trên hành vi và nhu cầu.

Cách hoạt động: Chatbot có thể tự động gắn nhãn (label) khách hàng dựa trên hành động của họ, ví dụ: Khách hàng nhấp vào nút “Tìm hiểu sản phẩm túi xách” sẽ được gắn nhãn “Túi xách”. Khách hàng nhấp vào nút “Xem ưu đãi thời trang” sẽ được gắn nhãn “Thời trang”. Nhờ các nhãn này, doanh nghiệp dễ dàng phân loại đối tượng khách hàng theo sở thích hoặc hành vi.

Hoạt động này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các chiến dịch tiếp thị chính xác hơn. Ưu tiên chăm sóc nhóm khách hàng tiềm năng để tăng cơ hội bán hàng. Theo dõi và đánh giá hiệu quả tương tác với từng nhóm khách hàng.

Ứng dụng thực tế: Tạo nhóm khách hàng quan tâm đến một loại sản phẩm cụ thể để gửi các chương trình ưu đãi liên quan. Phân loại và tập trung chăm sóc những khách hàng có nhu cầu cao, chẳng hạn như nhóm đã nhấp vào nút “Đăng ký dùng thử sản phẩm”.

Kết hợp tự động hóa và thông báo cho nhân viên

Zalo Chatbot có thể kết hợp tự động hóa với sự can thiệp của nhân viên để xử lý các tình huống phức tạp hơn, đảm bảo khách hàng luôn nhận được hỗ trợ tốt nhất.

Cách hoạt động: Khi khách hàng yêu cầu thông tin chi tiết hoặc tư vấn phức tạp, chatbot sẽ tự động gửi thông báo đến nhân viên phụ trách. Nhân viên có thể tiếp quản cuộc trò 

Hoạt động này có thể rút ngắn thời gian phản hồi trong các tình huống khẩn cấp hoặc yêu cầu đặc biệt. Đảm bảo khách hàng không phải chờ lâu, duy trì sự hài lòng cao. Kết hợp tự động hóa và tư vấn trực tiếp, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Ứng dụng thực tế: Chatbot chuyển tiếp thông tin chi tiết cho nhân viên kỹ thuật để xử lý nhanh chóng. Nhân viên tiếp quản các cuộc trò chuyện liên quan đến khiếu nại hoặc phản hồi quan trọng từ khách hàng.

Với Zalo Chatbot, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng, tiết kiệm chi phí và gia tăng cơ hội kinh doanh trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Hãy tận dụng những tính năng tối ưu này để có các chiến dịch tối ưu nhất trong năm mới nhé.

Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

Website: vihatsolutions.com

Hotline: 0901 888 484

VP trụ sở ViHAT Solutions: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.

VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng).

VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.